“BAS Документообіг КОРП” — сучасне комплексне рішення для автоматизації бізнес-процесів і організації ефективної співпраці співробітників. Програма допомагає впровадити електронний документообіг, оптимізувати процеси, забезпечити контроль завдань, стандартизувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність.

Можливості “BAS Документообіг КОРП”

Відповідність законодавству України

Система повністю відповідає нормам українського законодавства, зокрема:

• Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”;
• Закону України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
• Закону України “Про звернення громадян”;
• Типовій інструкції з діловодства, затвердженій постановою КМУ.

Робота з документами

Система дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Для кожного документа автоматично створюється обліково-реєстраційна картка відповідно до стандартів. В комплекті постачання є понад 45 готових інструкцій для спрощення роботи з документами та завданнями.

Зберігання та доступ до документів

Документи і файли зберігаються у структурі папок із заданими правами доступу. Папки можна організувати за структурою підприємства або за типами документів. Права доступу налаштовуються як на читання, так і на редагування чи видалення, що забезпечує високий рівень безпеки.

Реєстрація кореспонденції

Система автоматизує реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції з генерацією наскрізних реєстраційних номерів, друком штрих-кодів і реєстраційних штампів. Реєстрація супроводжується запуском автоматизованих бізнес-процесів: розгляд документів, постановка завдань, контроль виконання, архівування тощо.

Робота зі зверненнями громадян

“BAS Документообіг КОРП” підтримує реєстрацію та обробку звернень громадян відповідно до українського законодавства. Спеціальний інтерфейс дозволяє швидко працювати із зверненнями, переглядати історію листування і створювати звіти.

Облік договорів

Програма автоматизує всі етапи роботи з договорами: підготовка, погодження, контроль термінів дії, облік фінансових зобов’язань, супровідних документів тощо. Інтерфейс включає зручну реєстраційну картку договору з розширеним набором реквізитів і можливістю формування звітів.

Сканування та завантаження файлів

Система підтримує сканування документів через TWAIN-сумісні пристрої з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів і формуванням багатосторінкових файлів у форматах jpg, pdf, tif. Також передбачено автоматичне завантаження файлів із вказаного каталогу.

Робота з електронною поштою

Вбудована система пошти дозволяє надсилати документи, приймати вхідні, працювати з ЕЦП, шукати листи за змістом і реквізитами, а також виконувати завдання, відповідаючи на поштові повідомлення.

Контроль версій документів

Система блокує конфлікти редагування файлів кількома користувачами. Усі зміни автоматично зберігаються як нові версії, із зазначенням автора та дати. Доступні функції порівняння версій для популярних форматів файлів.

Шаблони документів

“BAS Документообіг КОРП” підтримує створення шаблонів, які автоматично заповнюються даними, зокрема реквізитами документа, інформацією про автора, контрагента тощо.

Штрихкодування

Система автоматично присвоює штрих-коди документам, які можна друкувати або вставляти в електронний документ для швидкого пошуку чи прикріплення файлів.

Друк реєстраційних штампів

Програма дозволяє друкувати реєстраційні штампи з ключовою інформацією про документ, включаючи штрих-код.

Зв’язки між документами

Система підтримує встановлення стандартних та індивідуальних зв’язків між документами, що допомагає впорядкувати документообіг.

Переваги

“BAS Документообіг КОРП” — це інструмент для ефективного управління документами, що забезпечує гнучкість у налаштуваннях, зручність у користуванні і відповідність українським стандартам діловодства.

Документи кореспондента

На окремій вкладці картки кореспндента відображається історія листування з кореспондентом.
Листування з кореспондентом

Для будь-якого документу можна побачити його зв’язки, тобто пов’язані документи.
Ієрархія зв’язків документу

Є можливість вивести структуру зв’язків документу у вигляді інформативного звіту, де є також можливість додаткового відбору за типом зв’язків та глибиною вкладеності зв’язків.
Структура зв’язків документу

Кілька резолюцій в документах;

У картці документа “BAS Документообіг КОРП” можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом “Розгляд” або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП). Необхідність підписання резолюцій визначається правилами документообігу, встановленими на підприємстві.

Переадресування вхідних документів

У програмі “BAS Документообіг КОРП” можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання перенаправлених документів.

Контроль переданих документів 

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

 У програмі “BAS Документообіг КОРП” організовано ефективну колективну роботу з документами за допомогою спеціалізованих бізнес-процесів:

Типи бізнес-процесів

• Розгляд: Документ направляється на розгляд керівнику, який додає резолюцію і повертає його автору. Під час розгляду можна створити текстову резолюцію, відправити документ на виконання або ознайомлення.
• Виконання: Документ передається для виконання зазначеним користувачам зі списку. Контроль виконавської дисципліни здійснює контролер, а одного з виконавців можна призначити відповідальним.
• Узгодження: Документ надсилається на узгодження вказаним респондентам, після чого повертається автору. Підтримуються різні види узгодження:
  • паралельне;
  • послідовне;
  • змішане (паралельне і послідовне), з можливістю налаштування умов маршрутизації.
• Затвердження: Документ направляється відповідальній особі для затвердження і повертається автору з результатом.
• Реєстрація: Документ передається секретарю для присвоєння реєстраційного номера, додавання печатки організації та відправки кореспонденту.
• Ознайомлення: Цей процес дозволяє розіслати документ усім зазначеним користувачам для ознайомлення.
• Доручення: Використовується для створення завдань співробітникам з можливістю контролю їх виконання.
• Обробка вхідного документа: Автоматизує всі етапи роботи з вхідними документами: розгляд, виконання, архівація.
• Обробка вихідного документа: Автоматизує створення вихідних документів, включаючи узгодження, затвердження і реєстрацію.

Призначення завдань

Завдання можна призначати як конкретним виконавцям, так і ролям. Наприклад, документ можна надіслати на затвердження ролі “Директор”, і завдання автоматично отримає особа, яка виконує цю роль (директор чи його заступник).

Шаблони маршрутів

Для кожного виду документа можна створити шаблони маршрутів, враховуючи умови маршрутизації. Наприклад:

• Договори на суму понад 20 тисяч гривень обробляються за одним маршрутом;
• Інші договори — за іншим.

Маршрути можна налаштовувати через вбудований конструктор або за допомогою вбудованої мови.

Контроль термінів

Система враховує робочі графіки співробітників і дозволяє встановлювати терміни виконання бізнес-процесів у днях, годинах або хвилинах.

Автоматизація процесів

Передбачено автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом, а також дії у разі порушення термінів:

• Передача прострочених завдань керівнику відділу;
• Автоматичне завершення погодження документів як затверджених.

Це дозволяє мінімізувати затримки і підвищити ефективність роботи з документами.

Вікно налаштування ескалації задачі

Підтримка ієрархії бізнес-процесів і задач

У програмі “BAS Документообіг КОРП” реалізовано ієрархічну структуру бізнес-процесів та їх задач. Під час створення бізнес-процесу можна вказати його підлеглість до задач іншого процесу, що дозволяє будувати чітку ієрархію, видиму для всіх учасників з урахуванням їхніх прав доступу.

Передбачена можливість тимчасового призупинення бізнес-процесу разом із усіма підлеглими задачами та процесами.

Для посилення виконавчої дисципліни і запобігання помилковому завершенню задач система дозволяє налаштовувати додаткові умови перевірки. Наприклад, завершення задачі стане можливим лише після заповнення обов’язкових полів у картці документа або прикріплення пов’язаного документа, що підтверджує виконання.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

Система забезпечує автоматизацію процесів, які перетинають межі різних інформаційних баз, роблячи ці переходи непомітними для користувачів. Наприклад, процес обробки замовлення покупця може починатися в “BAS Управління торгівлею”, продовжуватися в “BAS Документообіг КОРП” і завершуватися знову в “Управління торгівлею”.

Керування проектною діяльністю

Програма підтримує управління проектами, включаючи аналітичний облік усіх даних у розрізі проектів:

• Вхідних, вихідних та внутрішніх документів,
• Файлів, задач, процесів,
• Планів і звітів по проекту.

Основні можливості:

• Ведення картки проекту та ієрархічної структури задач;
• Облік трудовитрат за проектами;
• Формування звітів щодо проектів;
• Завантаження даних із Microsoft Project (у форматі XML);
• Робота з діаграмами Ганта.

Етапи проектного бізнес-процесу:

1. Ініціація,
2. Планування,
3. Затвердження плану,
4. Початок робіт,
5. Виконання,
6. Завершення.

Звіти по проектній діяльності:

• Статус задач проекту,
• Завдання, що мають початися або завершитися найближчим часом,
• Аналіз строків (план-факт),
• Аналіз трудовитрат (план-факт).

Організація заходів

Система підтримує організацію та управління заходами: нарадами, конференціями та іншими подіями. Вона спрощує підготовку, підбір учасників, контроль виконання прийнятих рішень і аналіз ефективності заходу.

Функціональні можливості:

• Організація зовнішніх та внутрішніх заходів;
• Проведення протокольних подій (нарад, засідань);
• Бронювання приміщень;
• Узгодження зручного часу для учасників;
• Підготовка програми заходу та протоколу;
• Контроль виконання прийнятих рішень.

Етапи бізнес-процесу заходу:

1. Підготовка:
   • Планування учасників, місця та часу;
   • Оформлення програми;
   • Узгодження матеріалів;
   • Розсилка матеріалів учасникам.
2. Проведення:
   • Реєстрація присутніх;
   • Фіксація прийнятих рішень.
3. Оформлення протоколу:
   • Підготовка, погодження і затвердження протоколу.
4. Виконання рішень.

Звіти з організації заходів:

• Перелік заходів за період;
• Динаміка кількості заходів в організації;
• Час, витрачений на заходи;
• Найчастіше проведені типи заходів;
• Аналіз участі співробітників у заходах;
• Контроль виконання рішень.

Зручність роботи на кожен день

• Вікно “Поточні справи” на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію: завдання користувача і підлеглих (для керівників), події календаря, повідомлення пошти та форуму, заходами, актуальні документи в роботі, інформацію з обліку часу.

Вікно “Мої завдання”

У вікні “Мої завдання” користувач може переглядати списки завдань на двох вкладках:

• “Завдання мені” — відображає завдання, призначені поточному користувачу безпосередньо, через ролі або за допомогою делегування.
• “Завдання від мене” — містить завдання, автором яких є поточний користувач.

Для зручності роботи з великою кількістю завдань їх можна позначати кольоровими прапорцями.

Пошук

Програма підтримує гнучкий і швидкий пошук документів та файлів за допомогою таких інструментів:

• Пошук за реквізитами документа або змістовною частиною.
• Повнотекстовий пошук даних у всіх полях карток і вмісті файлів популярних форматів.
• Облік морфології української, російської та англійської мов для точного пошуку.

Облік робочого часу і контроль виконання

Функції обліку робочого часу дозволяють керівникам отримувати актуальну інформацію для прийняття управлінських рішень і підвищення ефективності роботи співробітників.

Ключові можливості:

• Щоденні звіти про витрати часу співробітників із зазначенням проекту, задачі або іншого змісту роботи.
• Формування звітів про розподіл часу за видами робіт, підрозділами та періодами.
• Ведення загального і персонального календарів із урахуванням зайнятості учасників для підбору часу для заходів.
• Автоматичне створення записів у календарі на основі задач, документів, листів або заходів.

Організація розподіленої інформаційної бази

Програма підтримує роботу з розподіленими інформаційними базами, включаючи можливість зберігання файлів не в самій базі, а на диску, що сприяє оптимізації обчислювальних ресурсів.

Обмін даними з іншими програмами

“BAS Документообіг КОРП” включає вбудовані плани обміну з типовими бізнес-рішеннями, наприклад, “BAS ERP”.

Також у комплект поставки входять готові правила обміну з іншими прикладними рішеннями, які можна налаштовувати через обробку “Універсальний обмін даними у форматі XML”.

Веб-сервіси роботи з файлами

Програма може виконувати функцію зовнішньої бібліотеки файлів для інших інформаційних систем. Взаємодія здійснюється через веб-сервіси, що дозволяє:

• Прикріплювати файли до об’єктів інформаційних баз;
• Оптимізувати зберігання файлів шляхом перенесення їх у “BAS Документообіг КОРП”;
• Забезпечити надійне і централізоване зберігання даних;
• Інтегрувати файли в загальний документообіг підприємства;
• Створити єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків.