“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” — це сучасне прикладне рішення, яке допомагає автоматизувати управлінські процеси та облік на підприємствах житлово-комунальної сфери. Система підходить для організацій будь-якої форми власності, забезпечуючи створення єдиної інформаційної платформи для керування всіма аспектами їх діяльності.

Призначення програми

Система призначена виключно для ведення управлінського обліку. Для ведення бухгалтерського та податкового обліку рекомендується використовувати програму “BAS Бухгалтерія”, з якою передбачено обмін даними на рівні документів.

Програма підтримує управлінський облік за кожною організацією, що входить до складу підприємства, незалежно від їх кількості. Дані про операції вводяться одноразово та відображаються в різних розділах обліку, автоматично формуючи необхідну звітність.

Основні функції

1. Обчислення вартості послуг: Автоматизація розрахунків вартості комунальних послуг згідно з чинними тарифами, нормами та умовами.
2. Облік пільг і субсидій: Коригування вартості послуг для споживачів з урахуванням пільг та субсидій.
3. Взаєморозрахунки: Реєстрація сум платежів між споживачами та державними структурами, які компенсують витрати керуючої організації.
4. Друк квитанцій: Формування друкованих квитанцій для споживачів.
5. Аналіз розрахунків: Контроль стану взаєморозрахунків із споживачами та державними структурами.
6. Облік грошових надходжень: Реєстрація платежів від споживачів та державних структур.

Особливості програми

• Реєстрація первинних документів: У системі можна зручно реєструвати операції у вигляді електронних аналогів паперових документів.
• Аналітичні звіти: Гнучкі налаштування дозволяють користувачам створювати звіти з необхідним рівнем деталізації та відбору даних.
• Покроковий запуск роботи: Програма має інтуїтивну обробку для швидкого налаштування, що складається з 10 розділів, які потрібно виконувати послідовно: параметри обліку, інформація про організацію, будівлі, об’єкти особових рахунків, послуги, пільги, тарифи, список осіб, особові рахунки, початкові залишки.

Облік особових рахунків

Особовий рахунок — це набір даних для розрахунку вартості послуг ЖКГ. Для кожного рахунку задаються:

• Тип об’єкта (квартира, офіс тощо) та його характеристики.
• Відповідальний власник та кількість мешканців.
• Перелік наданих послуг, тарифи, пільги, субсидії.
• Інформація про прилади обліку.

Робота з приладами обліку

Програма підтримує:

• Реєстрацію технічних характеристик приладів.
• Закріплення приладів за особовими рахунками.
• Облік показань, демонтаж і монтаж після перевірки.

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” — це ефективний інструмент для автоматизації управління, забезпечення прозорого обліку та підвищення ефективності діяльності підприємств ЖКГ.

Нарахування та взаєморозрахунки

Цей розділ призначений для обчислення та коригування вартості житлово-комунальних послуг (ЖКП), які надаються споживачам протягом місяця. Тут також відбувається формування квитанцій для оплати, облік надходжень платежів за послуги, а також аналіз взаєморозрахунків зі споживачами, постачальниками та фондами.

У рамках розділу виконуються такі операції:

• Щомісячне нарахування за особовими рахунками.
• Перерахунки за попередні періоди.
• Одноразові нарахування за особовими рахунками.
• Розподіл додаткових нарахувань.
• Нарахування пені за прострочення платежів.

Облік руху грошових коштів включає:

• Реєстрацію надходження безготівкових коштів від власників особових рахунків і фондів.
• Оплату постачальникам готівковими коштами.
• Реєстрацію надходжень готівки від відповідальних власників особових рахунків.

Облік запасів

Програма “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” автоматизує такі процеси, пов’язані із запасами:

• Ведення кількісного обліку запасів на складах.
• Закупівля комунальних послуг у постачальників.
• Закупівля інших послуг.

Запаси включають витратні матеріали, запчастини та інструменти, необхідні для ремонту обладнання або обслуговування житлових комплексів.

Аварійно-диспетчерська служба

Розділ забезпечує облік взаємодії між споживачами та керуючою організацією, включаючи:

• Проведення планових ремонтів будівель.
• Усунення аварійних ситуацій на технічному обладнанні.

Основні операції:

1. Реєстрація заявок від споживачів.
2. Уточнення деталей заявки.
3. Призначення фахівців для виконання робіт.
4. Узгодження потреб у запасах для проведення робіт.
5. Оформлення заявки на закупівлю необхідних матеріалів.
6. Постановка завдань виконавцям.
7. Реєстрація підтверджень про виконання робіт і використання матеріалів.
8. Оформлення документів для відображення витрат у системі обліку.
9. Аналіз стану заявок.

Паспортний стіл

Цей розділ створено для автоматизації роботи спеціаліста, який займається реєстрацією мешканців. Він працює автономно, і накопичена інформація не використовується в інших розділах системи.

Основні функції:

• Ведення списку осіб, які потребують реєстрації.
• Первинна реєстрація відповідального власника та членів його сім’ї з формуванням облікових форм А1.
• Оновлення даних у формах А1.
• Зняття з реєстрації фізичних осіб.

Голосування споживачів послуг

Система дозволяє автоматизувати підготовку та проведення зборів, облік результатів голосування та зберігання їх історії.

Основні етапи:

1. Визначення умов, за яких результати голосування будуть визнані легітимними.
2. Формування списку питань для обговорення.
3. Реєстрація зборів і підготовка документів, таких як протоколи голосування та іменні бюлетені.
4. Аналіз результатів.

Управління взаємодіями

Програма пропонує інструменти для ефективного управління взаємодією з мешканцями, включаючи:

• Telegram-бот: Для інформування про заборгованість, стан особових рахунків та інші питання.
• Сайт ЖКГ: Для доступу до інформації онлайн.
• SMS-повідомлення: Для оперативного зв’язку зі споживачами.

Налаштування та адміністрування

Розділ надає функціонал для конфігурації програми та адміністрування її роботи:

• Управління правами користувачів.
• Аналіз активності через журнал реєстрації.
• Повнотекстовий пошук об’єктів.
• Резервне копіювання бази даних.
• Оновлення програмного забезпечення.

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” допомагає автоматизувати ключові процеси житлово-комунальної сфери, підвищуючи їх прозорість і ефективність.